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Vous souhaitez organiser un séminaire en Martinique pour votre entreprise et vous demandez quelle est la marche à suivre. Dans cet article, nous vous donnons quelque conseils pour profiter au mieux de notre accompagnement.
Quelles sont les étapes pour organiser un séminaire en Martinique
Étape 1 : établir les objectifs
La détermination des objectifs implique de répondre à deux questions essentielles : • Dans quel but souhaite-t-on organiser un séminaire ? Est-ce pour récompenser les équipes, célébrer un événement particulier, lancer un nouveau produit, ou présenter une nouvelle stratégie ? • À quelle audience est destiné ce séminaire ? S’agit-il de partenaires, de collaborateurs, de clients ? C’est en abordant ces deux questions que vous pourrez commencer à planifier l’organisation de votre événement.
Étape 2 : opter pour un type de séminaire
Divers types de séminaires sont envisageables :
• Séminaire de motivation : généralement destiné aux employés de l’entreprise, ce séminaire vise à remotiver les équipes grâce à des activités de team building telles que des initiations à une activité sportive (yole, kayak, sport nautique, d’équipe…), des cours de cuisine, des animations en plein air, voire des soirées jeux ou cabaret ! L’objectif principal est de renforcer la cohésion d’équipe.
• Séminaire d’intégration : si vous avez récemment recruté de nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise, pourquoi ne pas organiser un événement ludique pour favoriser des liens rapides dans une atmosphère décontractée ?
• Séminaire de formation : cette forme de séminaire est plus axée sur l’apprentissage. Elle réunit les collaborateurs pour discuter de nouveaux projets, de nouvelles connaissances et compétences à acquérir. Elle est également appelée journée d’étude. Chaque type de séminaire contribuera à atteindre vos objectifs.
Étape 3 : déterminer le budget
Le budget prend forme une fois que vous avez répondu aux étapes 1 et 2. Selon le type de séminaire choisi, la durée (une demi-journée, une journée, un week-end, etc.), et le nombre de participants, le budget variera. Prenez le temps d’établir méticuleusement le budget afin d’éviter toute mauvaise surprise.
Étape 4 : choisir une date
L’objectif est de rassembler un maximum de personnes ce jour-là, d’où l’importance du choix de la date. Évitez de sélectionner une date pendant les périodes :
• De vacances scolaires
• De ponts
• De veille de week-end
Et toute autre date importante pouvant compromettre la disponibilité des participants.
Étape 5 : sélectionner l’endroit idéal
La Martinique regorge de lieux extraordinaires pour motiver vos équipes et passer un très bon moment. Vous pouvez opter pour la proximité des villes, de Fort de France à Schoelcher, ou décider que vous allez vous mettre au vert : de Saint-Joseph à la Trinité, les lieux ne manquent pas : distilleries, salles de congrès, restaurants, hôtels, et tout autre idée sur laquelle votre agence WIP peut vous accompagner, et vous aider à organiser l’évènement de vos rêves.
Étape 6 : faire un rétro-planning
Une organisation efficace est cruciale, alors établissez un planning détaillé avec l’aide de votre agence, étape par étape, pour que l’événement se déroule au mieux le jour J. Énumérez toutes les tâches à effectuer en amont, leurs échéances, la durée estimée, leur budget (hébergement, restauration, intervenants, location de salles, etc.). Prévoyez des réunions avec votre hiérarchie et vos équipes pour valider chaque étape de l’événement. Gardez à l’esprit des solutions de dernière minute en cas de problème le jour du séminaire. Il faut pouvoir rebondir rapidement sans entacher le reste de la journée. Gérer l’organisation, anticiper les problèmes, et répondre de façon astucieuse en cas d’urgence : ce sont de précieuses compétences que nous mettons à votre disposition dans notre accompagnement.
Étape 7 : rédiger un guide pour les participants
Vous vous approchez du jour J ! Vous avez vérifié toute la logistique, effectué des répétitions si nécessaire, recontacté les intervenants pour un dernier point. Tout est prêt ! Maintenant, il est temps de créer un guide pour vos participants afin de rendre le déroulement du séminaire aussi fluide que possible.
Designer et rendre ce document percutant n’a plus de secret pour nous. Nous vous accompagnons dans toutes les tâches et ajouts créatifs qui donneront un incroyable cachet à votre séminaire.
Étape 8 : communiquer après l’événement
L’événement est passé, mais ce n’est pas la fin ! Vous devez maintenant évaluer les efforts déployés pour réaliser ce séminaire, et pour cela, vous devez mesurer la satisfaction de vos participants. Pas de panique : nous sommes là pour capitaliser sur le succès de cet évènement et mettre en place les retours, partage de documents, et supports qui feront briller ce souvenir dans la mémoire des participants.
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Notre agence évènementielle en Martinique vous accompagne dans l’organisation de vos séminaires